Как создать базу данных с поиском

Как создать базу данных с поиском

В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.

Процесс создания

База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.

Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.

Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.

То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.

Создание таблицы

Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.

  1. Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.

Заполняем наименование записей (строк) БД.

Переходим к заполнению базы данными.

  • После того, как БД заполнена, форматируем информацию в ней на свое усмотрение (шрифт, границы, заливка, выделение, расположение текста относительно ячейки и т.д.).
  • На этом создание каркаса БД закончено.

    Присвоение атрибутов базы данных

    Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.

      Переходим во вкладку «Данные».

    Выделяем весь диапазон таблицы. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню жмем на кнопку «Присвоить имя…».

    В графе «Имя» указываем то наименование, которым мы хотим назвать базу данных. Обязательным условием является то, что наименование должно начинаться с буквы, и в нём не должно быть пробелов. В графе «Диапазон» можно изменить адрес области таблицы, но если вы её выделили правильно, то ничего тут менять не нужно. При желании в отдельном поле можно указать примечание, но этот параметр не является обязательным. После того, как все изменения внесены, жмем на кнопку «OK».

  • Кликаем по кнопке «Сохранить» в верхней части окна или набираем на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+S, для того, чтобы сберечь БД на жестком диске или съемном носителе, подключенном к ПК.
  • Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.

    Сортировка и фильтр

    Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.

      Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».

    Сортировку можно проводить практически по любому параметру:

    • имя по алфавиту;
    • дата;
    • число и т.д.
  • В следующем появившемся окне будет вопрос, использовать ли для сортировки только выделенную область или автоматически расширять её. Выбираем автоматическое расширение и жмем на кнопку «Сортировка…».
  • Открывается окно настройки сортировки. В поле «Сортировать по» указываем имя поля, по которому она будет проводиться.
    • В поле «Сортировка» указывается, как именно она будет выполняться. Для БД лучше всего выбрать параметр «Значения».
    • В поле «Порядок» указываем, в каком порядке будет проводиться сортировка. Для разных типов информации в этом окне высвечиваются разные значения. Например, для текстовых данных – это будет значение «От А до Я» или «От Я до А», а для числовых – «По возрастанию» или «По убыванию».
    • Важно проследить, чтобы около значения «Мои данные содержат заголовки» стояла галочка. Если её нет, то нужно поставить.
    • После ввода всех нужных параметров жмем на кнопку «OK».

      После этого информация в БД будет отсортирована, согласно указанным настройкам. В этом случае мы выполнили сортировку по именам сотрудников предприятия.

      Читайте также:  Сколько дали за убийство

      Одним из наиболее удобных инструментов при работе в базе данных Excel является автофильтр. Выделяем весь диапазон БД и в блоке настроек «Сортировка и фильтр» кликаем по кнопке «Фильтр».

      Как видим, после этого в ячейках с наименованием полей появились пиктограммы в виде перевернутых треугольников. Кликаем по пиктограмме того столбца, значение которого собираемся отфильтровать. В открывшемся окошке снимаем галочки с тех значений, записи с которыми хотим скрыть. После того как выбор сделан, жмем на кнопку «OK».

      Как видим, после этого, строки, где содержатся значения, с которых мы сняли галочки, были скрыты из таблицы.
      Для того, чтобы вернуть все данные на экран, кликаем на пиктограмму того столбца, по которому проводилась фильтрация, и в открывшемся окне напротив всех пунктов устанавливаем галочки. Затем жмем на кнопку «OK».

    • Для того, чтобы полностью убрать фильтрацию, жмем на кнопку «Фильтр» на ленте.
    • Поиск

      При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.

        Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».

      Открывается окно, в котором нужно указать искомое значение. После этого жмем на кнопку «Найти далее» или «Найти все».

      В первом случае первая ячейка, в которой имеется указанное значение, становится активной.

      Во втором случае открывается весь перечень ячеек, содержащих это значение.

      Закрепление областей

      Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.

        Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.

    • Находясь во вкладке «Вид» кликаем по кнопке «Закрепить области», которая расположена в группе инструментов «Окно». В выпадающем списке выбираем значение «Закрепить области».
    • Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.

      Выпадающий список

      Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.

        Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.

      Выделяем этот список и кликаем по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем пункт «Присвоить имя…».

      Открывается уже знакомое нам окно. В соответствующем поле присваиваем имя нашему диапазону, согласно условиям, о которых уже шла речь выше.

      Возвращаемся на лист с БД. Выделяем диапазон, к которому будет применяться выпадающий список. Переходим во вкладку «Данные». Жмем на кнопку «Проверка данных», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».

    • Открывается окно проверки видимых значений. В поле «Тип данных» выставляем переключатель в позицию «Список». В поле «Источник» устанавливаем знак «=» и сразу после него без пробела пишем наименование выпадающего списка, которое мы дали ему чуть выше. После этого жмем на кнопку «OK».
    • Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.

      Если же вы попытаетесь написать в этих ячейках произвольные символы, то будет появляться сообщение об ошибке. Вам придется вернутся и внести корректную запись.

      Читайте также:  На планшете отваливается wifi

      Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.

      Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

      Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

      Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

      То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel — это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска ).

      Структура базы данных – таблица Excel

      База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

      Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

      Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

      Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

      Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

      Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.

      Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

      Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

      Как создать базу данных клиентов в Excel:

      1. Вводим названия полей БД (заголовки столбцов).
      2. Вводим данные в поля БД. Следим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обычной таблице. Если данные в какой-то ячейке – итог действий со значениями других ячеек, то заносим формулу.
      3. Чтобы пользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».
      4. Присвоим БД имя. Выделяем диапазон с данными – от первой ячейки до последней. Правая кнопка мыши – имя диапазона. Даем любое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтобы диапазон был правильным.

      Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

      Как вести базу клиентов в Excel

      Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

      1. Выделяем тот диапазон, который нужно отсортировать. Для целей нашей выдуманной компании – столбец «Дата заключения договора». Вызываем инструмент «Сортировка».
      2. При нажатии система предлагает автоматически расширить выделенный диапазон. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные только одного столбца, остальные оставим на месте, то информация станет неправильной. Открывается меню, где мы должны выбрать параметры и значения сортировки.

      Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

      Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

      Читайте также:  Программа горячие клавиши windows 10

      БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

      1. Одновременным нажатием кнопок Ctrl + F или Shift + F5. Появится окно поиска «Найти и заменить».
      2. Функцией «Найти и выделить» («биноклем») в главном меню.

      Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

      В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

      • Автофильтр;
      • фильтр по выделенному диапазону.

      Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

      1. На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр».
      2. После нажатия в шапке таблицы появляются стрелки вниз. Они сигнализируют о включении «Автофильтра».
      3. Чтобы выбрать значение фильтра, щелкаем по стрелке нужного столбца. В раскрывающемся списке появляется все содержимое поля. Если хотим спрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.
      4. Жмем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошлом и текущем году.
      5. Чтобы задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в списке фильтра нужно выбрать команду «Числовые фильтры».
      6. Если мы хотим видеть в таблице клиентов, с которыми заключили договор на 3 и более лет, вводим соответствующие значения в меню пользовательского автофильтра.

      Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

      1. Выделяем те данные, информация о которых должна остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши.
      2. Выполняем последовательно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки». Готово.

      Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

      • сумма (суммировать данные);
      • счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
      • среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
      • максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
      • произведение (результат умножения данных);
      • стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

      Порядок работы с финансовой информацией в БД:

      1. Выделить диапазон БД. Переходим на вкладку «Данные» — «Промежуточные итоги».
      2. В открывшемся диалоге выбираем параметры вычислений.

      Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

      Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

      1. Шаблон для менеджера, позволяющий контролировать результат обзвона клиентов. Скачать шаблон для клиентской базы Excel. Образец:
      2. Простейший шаблон.Клиентская база в Excel скачать бесплатно. Образец:

      Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.

      My Visual DataBase – достаточно простая среда разработки, для создания простых и сложных баз данных. Создание сложной базы данных в программе не требует знания и навыков в программировании. При помощи программы можно создать базу данных начиная от простейшего телефонного справочника, до системы учета вашего бизнеса.

      Созданная в программе база данных, это полноценное windows приложение, которое будет работать без необходимости устанавливать сторонние компоненты, то есть полностью автономное.

      Основные возможности программы

      • Создание баз данных;
      • Интуитивный интерфейс;
      • Инструмент для создания формы, для управления базой данных;
      • Добавление различных данных, текст, графика, файлы;
      • Добавления различных элементов, подложка, кнопки, фон, поля для ввода, таблицы и пр.;
      • И многое другое.

      В комплекте с программой можно найти четыре готовых проекта, созданных в программе и готовых к работе.

      Чтобы понять принцип создания базы данных в программе, посмотрите не большой видео ролик, в котором показывается создание телефонного справочника:

      Ссылка на основную публикацию
      Как сделать скрин в телеграмме на андроид
      Секретный чат в Телеграм — это одна из полезных фишек, о которых стоит знать всем пользователям сервиса. Мессенджер является самым...
      Как разделить данные в ячейке excel
      Раннее мы рассматривали возможность разделить текст по столбцам на примере деления ФИО на составные части. Для этого мы использовали инструмент...
      Как разделить на листы в wordpad
      При достижении конца страницы в документе программа MS Word вставляет разрыв автоматически, разделяя таким образом листы. Автоматические разрывы удалить невозможно,...
      Как сделать скрин на ноутбуке престижио
      Телефоны, которые работают на Андроиде, имеют универсальные средства для снимка экрана. Отличие могут составлять сочетание клавиш, которое производитель вправе менять....
      Adblock detector